国中医药办函〔2008〕99号

局机关各部门、局各直属单位：
    近期，国家档案局印发《关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知》（档函〔2008〕127号），强调指出：“2008年5月12日四川省汶川县发生的特大地震，是新中国成立以来破坏性最强、波及范围最广、救灾难度最大的一次地震。地震发生后，在党中央、国务院和中央军委坚强领导下，全党全军全国各族人民万众一心，众志成城，开展了规模空前的抗震救灾斗争。在抗震救灾工作中形成的大量文件材料，是党和政府领导人民抗震救灾的真实记录，对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴以及弘扬中华民族伟大精神具有十分重要的价值，做好抗震救灾工作文件材料的收集归档工作意义重大。”根据国家档案局的通知精神，为做好局及各直属单位抗震救灾文件材料归档工作，现提出如下要求：
一、明确归档工作责任
    四川汶川“5.12”特大地震发生后，我局迅速成立了抗震救灾工作领导小组，下设综合、医疗救治和新闻宣传三个工作组，组织中医药系统开展抗震救灾工作。随着抗震救灾工作的全面展开，各部门、各单位所产生的大量文件材料真实记录了我局系统抗震救灾工作。各级领导要深刻认识抗震救灾工作文件材料归档工作的重要意义，把抗震救灾文件材料收集与整理列入专项工作。在具体归档工作中，涉及综合工作文件材料，由办公室秘书处牵头负责收集整理；涉及医疗救助工作文件材料，由医政司一处牵头负责收集整理；涉及新闻宣传工作文件材料，由新闻办牵头负责收集整理，其它相关部门和单位要主动与牵头部门做好移交和协调工作，确保档案收集、整理和归档渠道的畅通。做到不漏收、不漏归。
二、明确归档范围
    各部门、各单位和局抗震救灾工作领导小组的工作机构要及时收集在抗震救灾期间形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体等，力求归档材料的齐全完整。归档范围主要是：
    （一）党和国家领导人、卫生部领导同志对中医药系统抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话稿。反映领导同志在中医药系统抗震救灾工作中的宣传报道、活动照片、录音录像等。
    （二）卫生部与局抗震救灾工作领导小组之间往来的重要文件、电报、信函、信息资料、电子文件以及宣传报道、活动照片、录音录像。
    （三）局抗震救灾工作领导小组在抗震救灾工作中作出的重大决策，制定的工作预案、技术规范、操作指南和监测方案。以局抗震救灾工作领导小组名义形成的文件材料（会议材料、简报、往来的公文、函件、电报、传真等）。
    （四）抗震救灾工作中派遣医疗队的相关文件材料；中医药抗震救灾工作进展、医疗救治、灾情报告、卫生防疫、外事工作、新闻宣传、科普宣传等文件材料。
    （五）组织抗震救灾物品、救治药品、医疗用品、相关物资保障和生活保障等方面的文件材料。
    （六）中医药系统在抗震救灾工作中向灾区捐赠和接受社会（国内外）捐赠的有关文件资料。
    （七）灾后重建的规划、实施、管理等相关的文件材料；抗震救灾工作的总结、报告、大事记等文件材料。
    （八）抗震救灾中的先进集体和先进个人事迹的文字材料、录音录像、照片光盘。
    （九）抗震救灾工作中群众来信、来访处理情况材料。
    （十）各地报送的有关抗震救灾工作的重要文件材料。
    （十一）其他在抗震救灾工作中形成的具有查考和保存价值的文件材料。
三、确保档案质量
    各部门、各单位要本着实事求是的原则开展抗震救灾档案收集与整理，做到各种门类和载体的档案收集齐全、整理规范、安全保密，确保抗震救灾档案质量。本次抗震救灾档案均按永久期限进行保管。抗震救灾档案的分类、整理（装订、加盖归档章、装盒、目录制作）、移交方法均参照《局机关归档文件整理规则》。
四、加强指导，及时归档
    各部门、各单位要把做好抗震救灾档案的归档工作作为当前的一项重要工作抓好抓实。自本通知下发之日起，各部门、各单位和局抗震救灾工作领导小组的工作机构即应着手进行文件材料收集整理归档工作。在局抗震救灾工作领导小组结束或进入下一阶段工作时，应同步完成文件材料归档并向局档案部门移交档案。局各直属单位档案管理部门要配齐必要的档案装具，实行集中统一管理，确保档案不丢不漏。局档案部门负责抗震救灾文件材料归档工作的监督、检查和指导工作。

二○○八年六月二十七日